Good to Know #2 – Sơ đồ Quan hệ – Thần chú sau mỗi cuộc Bão não (Brainstorming)

Rất nhiều đội nhóm tiến hành Bão não (Brainstorming), nhưng lại khó thu lượm được kết quả từ phiên Bão não. Lý do thì rất nhiều, và đã được nhắc tới ở phần trước: Bão não – Brainstorming năm 1953. Sơ đồ Quan hệ – Affinity diagram là một công cụ đơn giản để giải quyết các vấn đề đó. Giống như một bữa ăn có thực đơn, sơ đồ Quan hệ giúp cho các nhóm biết nên ăn gì trước và ăn gì sau.

Sơ đồ Quan hệ – Affinity diagram là cái gì?
Sơ đồ Quan hệ là một kỹ thuật để tổ chức thông tin, sắp xếp các thông tin bằng lời nói (verbal information) thành một mô hình trực quan (visual pattern). Một sơ đồ quan hệ bắt đầu với những ý tưởng cụ thể và giúp ta hình thành các phân nhóm (categories) dễ dàng và rộng hơn. Đây là một dạng đối lập của sơ đồ Nguyên nhân – Kết quả (Cause and effect diagram), loại sơ đồ thường bắt đầu với các nguyên nhân rộng lớn, và nhắm vào chỉ rõ các chi tiết cụ thể. Bạn có thể sử dụng loại nào cũng được, sơ đồ Quan hệ hoặc sơ đồ Nhân quả để khám phá tất cả các khía cạnh của một vấn đề.

Sơ đồ Quan hệ có thể giúp bạn:

  • Tổ chức và xây dựng kết cấu cho một danh sách các yếu tố, nhằm góp phần tập trung vào một vấn đề.
  • Xác định các khu vực trọng điểm cần được cải thiện nhất.

Dùng nó thế nào?

  • Xác định vấn đề: Viết chúng lên bảng hoặc giấy khổ to.
  • Tạo ra ý tưởng: Sử dụng một kỹ thuật tạo ý tưởng (Vd: Brainstorming) để xác định tất cả các khía cạnh của vấn đề. Sử dụng các thẻ chỉ mục (index-card) hoặc các ghi chú để ghi lại những ý tưởng.
  • Nhóm các ý tưởng thành từng nhóm liên quan: Sử dụng các câu hỏi tương tự như: “Ý tưởng nào gần giống thế?” hay “Ý tưởng này (bằng cách nào đó) có kết nối với bất kể ý tưởng nào khác?”… để gom các ý tưởng lại với nhau.
  • Tạo thẻ Ái lực (affinity card, từ do mình đặt, ý là thẻ mô tả sự quyến luyến giữa các ý tưởng với nhau): Với mỗi một nhóm ý tưởng, tạo một thẻ Ái lực để mô tả toàn bộ nhóm ý tưởng trong một câu ngắn gọn.
  • Nhóm các thẻ Ái lực liên quan: Đặt tất cả các ý tưởng đơn lẻ trong một nhóm, dưới thẻ Ái lực của chúng. Sau đó, nhóm các thẻ Ái lực liên quan vào một nhóm rộng hơn. Chúng ta có thể tiếp tục nhóm các thẻ, cho đến khi định nghĩa của chúng ta về “nhóm” trở nên quá rộng, và không thể hiểu được ý nghĩa mà nó bao hàm.
  • Tạo một sơ đồ Quan hệ: Đặt tất cả các ý tưởng, và thẻ Ái lực trên một tờ giấy to, hoặc gắn lên bảng đen. Phác thảo các nhóm lớn, và đặt thẻ Ái lực ở đầu mỗi nhóm. Cứ như vậy cho đến các cấp cuối cùng, là từng ý tưởng. Kết quả là ta sẽ được một cấu trúc phân cấp với cái nhìn sâu sắc có giá trị vào chính vấn đề đang giải quyết.

Ví dụ về Sơ đồ Quan hệ 

Một nhóm xuất bản muốn giảm thiểu số lượng lỗi in ấn trong các tài liệu hướng dẫn chương trình của họ. Trong những bước đầu tiên, họ đã tiến hành một phiên Bão não (Brainstorming) để đưa ra danh sách các yếu tố có thể ảnh hưởng đến sai sót.

ComputersNo FeedbackNoise
PrintersTyping SkillProofreading Skill
LightingTypewritersChair Height
ComfortDesk HeightTime of Day
FontInterruptionsHandwriting
GrammarSlangSpelling
Draft CopyPunctuationDistribution
Technical JargonFinal CopyEditing Skill
Computer SkillUnreasonable DeadlinesNo Measurement

Sau đó, các ý tưởng trên được sắp xếp thành một sơ đồ Quan hệ  như dưới đây, giúp họ tập trung vào các mảng cần tập trung, để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các phân tích sau này.

So do quan he

Chúc các bạn Bão não vui vẻ!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *