BA (Business Analyst) là làm gì? #4 – ĐM BA

Sau khi đã đến với Khái niệm BA ở #1, vòng đời của BA ở #2, và vai trò của BA trong #3, xin mời độc giả đến với nốt nhạc thứ 4, về đặc tính của BA.

Người Việt Nam thích luyện võ, và dường như cũng được trời phú cho một thể trạng không tệ để luyện võ. Thay vì đô con và huỳnh huỵch như các võ sĩ giác đấu la mã, thì người Việt ta nhỏ thó, lanh lẹ, dễ luồn lách và có độ bền vừa phải. Chính sự nhỏ thó, lanh lợi và dẻo dai đó là những đặc điểm, và đồng thời cũng là kỹ năng tốt để giúp cho bạn trở thành một BA tuyệt vời.

Tố chất đầu tiên mà một BA cần có, là sự tò mò, điều mà con dân Đại Việt ta, “Dù già cả, dù ấu nhi/ Sương hàn nắng gió bất kỳ biết đâu” đều có sẵn thì khi còn chưa lọt lòng. Sự tò mò, chứ không phải tọc mạch, giúp ta hiểu về những lĩnh vực kinh doanh mà mình tiếp cận, và tìm ra cách để phối hợp chúng với nhau. Sự tò mò chuyên chính giúp ta đào sâu đến tầm chi tiết và hiểu sự vận động của một ngành trong bối cảnh của một tổ chức, nơi ta đang áp dụng những giác quan nhạy bén của mình để đào xới cơ hội cho họ.

Thông thường, tính tò mò leo thang tới vô cùng để tìm hiểu những gì đang thực sự xảy ra, và những gì có khả năng xảy ra trong tương lai, đó chính là thánh địa, nơi mà giá trị được tạo ra bởi các BA.

Đốc tờ Xuân, một con người có nhiều tố chất cho nghiệp vụ BA

Đặc tính thứ 2 mà một BA cần có, đó là kỹ năng lắng nghe. Quan sát các công việc đang được thực hiện là một cách rất hiệu quả để thu thập thông tin về cách mà bộ máy của bạn đang hoạt động như thế nào. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể hiểu được mọi thứ chỉ bằng cách ngắm nhìn. Bạn phải đặt được sự quan tâm thực sự, để đặt ra những câu hỏi thực sự, lắng nghe những gì được giãi bày, và lắng nghe cả những điều không được nói ra. Có như vậy, một BA mới tìm được vấn đề then chốt, vấn đề đang hiện hữu trong tổ chức.

Bạn có thể đặt nhiều câu hỏi với nhiều dạng thức khác nhau, từ các câu hỏi vu vơ, đến các bản khảo sát, hay các phỏng vấn tập trung. Hãy nhớ, để có được câu hỏi tốt, bạn cần phác thảo câu hỏi thật hiệu quả, và đón nhận câu trả lời trên nhiều cấp độ. Việc đem kinh nghiệm cá nhân vào ấn định một nhóm các câu hỏi bất biến, cũng như ngoại suy sau khi nhận được một vài câu trả lời chính là nền tảng cho một Business Analyst thất bại.

Hãy biết lắng nghe. Đôi tai bạn sẽ không bao giờ đưa bạn vào rắc rối. – Frank Tyger

Xét cho cùng, sự quan sát, các câu hỏi, và các câu trả lời để giúp ta định danh đúng bản chất sự việc đều mất thời gian, rất rất nhiều thời gian. Vậy nên, kỹ năng cơ bản thứ 3 của một BA là sự kiên nhẫn. Đây cũng là một nền tảng không thể thiếu cho một ngôi nhà leadership bền vững. Bạn cảm thấy thật dễ để lấy được dữ kiện và đưa ra kết luận? Cho dù là cùng một loại giấy tờ và quy trình, những nhân viên hành chính khác nhau cũng sẽ đưa ra những kết quả xử lý khác nhau, chứ đừng nói đến các hoạt động trong tổ chức. Sự thiếu nhẫn nại trong việc hiểu tổ chức theo nhiều chiều và nhiều cấp độ sẽ làm cho BA đưa đến kết luận vội vàng và nguy hiểm.

Việc cân đối thời gian hợp lý để thu thập, xác minh và phân tích các thông tin để từ đó đi đến kết luận đòi hỏi bạn phải có sự kiên nhẫn. Sự kiên nhẫn là đặc tính cơ bản cho sự phát triển bền vững của một BA.

Kỹ năng cơ bản tiếp theo, là giao tiếp. Mỗi một khía cạnh, lĩnh vực lại liên đới tới những hình thức giao tiếp, truyền thông điệp khác nhau. Bạn đón nhận, hấp thụ, hoặc chụp lấy thông tin và chia sẻ chúng qua các công cụ truyền tin của chính bạn, với mục tiêu cao nhất là làm thông tin trở nên tinh hơn, gọn hơn, và chính xác hơn.

Ngoại giao khéo léo mà kỹ năng mà tự mỗi BA sẽ nâng cấp thường xuyên, bởi sự thay đổi vị trí, thay đổi cách đánh giá, tiếp cận và đề xuất các cải tiến. Mỗi dự án có lộ trình và thời lượng khác nhau, có thể một vài tuần, cũng có thể một vài năm. Bởi vậy,, một đặc điểm khác rất có giá trị với BA là đam mê lâu dài. Hiểu được các mục tiêu cải tiến là một lợi ích cho bất kì ai. Một mục tiêu cải tiến trong ngắn hạn giúp bạn được thăng cấp trong nhóm, một cải tiến trung hạn giúp bạn có lộ trình tốt trong tổ chức, và một cải tiến dài hạn, giúp tổ chức của bạn phát triển khoẻ mạnh. Với một BA, sự thấu hiểu được các mục tiêu cải tiến liên tục là minh chứng rõ rệt nhất cho sự đam mê bền vững, chứ không phải đam mê nhất thời. Điều này không chỉ giúp cá nhân BA, mà còn giúp cho nhóm, và tổ chức của bạn, hoặc khách hàng của bạn chuyên tâm vào hướng đi đã chọn. Sự đam mê, nhiệt tình là một khía cạnh quan trọng nhằm thay đổi bất kì một hiện trạng nào, nhất là các vấn đề tồn tại lâu, và các giả định cần nhiều thời gian để đưa vào thực tế.

Kỹ năng cuối cùng mà một BA phải có, là sự chia sẻ. Đây không phải là phạm trù về sự ích kỉ hay đạo đức, mà về sự logic trong suy nghĩ của bạn, và chính là cốt lõi về các know-how của bạn, là độ sâu sự hiểu biết khả năng cải tiến các vấn đề. Một BA cần phải có tư duy logic và sự hiểu biết về những gì đang diễn ra bên trong mình. Cách tốt nhất để rèn luyện chúng, là chia sẻ.

Sự đam mê là mấu chốt quan trọng giúp bạn khởi đầu cam kết với việc thay đổi một vấn đề, đặc biệt là những vấn đề cần thời gian dài để xử lý. Sự chia sẻ là chất xúc tác cho quá trình cam kết đó, đảm bảo nó luôn được tái cân nhắc liên tục, để dẫn đến quyết định tiếp tục hay giải tán, chứ không phải trì hoãn. Việc phơi bày tư duy logic của bạn không những đảm bảo cho chính bạn biết về những gì đang xảy ra trong tổ chức ngày hôm qua, hôm nay, mà còn giúp hình dung ra những cách hiệu quả hơn để nhận được thành quả tốt. Chính bởi thế, sự chia sẻ là giá trị tốt nhất, bền vững nhất mà một Business Analyst đem lại cho đội nhóm, đối tác, chứ không phải là bất kì cơ hội bóng bẩy, chớp nhoáng nhất thời nào. Sự logic, chính nó là chìa khoá để cung cấp các giá trị lợi ích nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Một BA là một nhân vật đa năng, một vai diễn nhiều tính cách trên sân khấu của từng tổ chức. Bạn phải rèn rũa nhiều kỹ năng, thấu hiểu nhiều công cụ, hình thành nhiều loại phản xạ và thói quen. Bạn sẽ mệt, rất mệt, nhưng đó là niềm vui khi bạn trở thành phần hồn của tổ chức. Trở thành một BA không phải do Định mệnh, mà là do Đam mê của bạn. Hãy nhớ, luôn ĐM BA nhé!

Hoang A. Duc

BA (Business Analyst) là làm gì? #5 sẽ nói về việc hình thành tư duy (mind-set) BA.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *