BA (Business Analyst) là làm gì? #2 – 4 giai đoạn của BA

Bài BA (Business Analyst) là làm gì? #1 đã đưa ra khái niệm sơ khởi về “nghề BA”, bài #2 sẽ điểm thêm các nhân tố cấu thành “nghiệp BA”.

Mỗi một dự án, từ bán một cốc trà đá, xây một ngôi nhà nhỏ nơi thảo nguyên, hay các đường cao tốc xuyên hành tinh, siêu máy tính xuyên ngân hà… đều cần phải có một người chủ chốt, biến những ý tưởng của các dự án này thành hiện thực. Đây là vai trò của một nhà Phân tích Kinh doanh (Business Analyst). Nhiệm vụ chính là huỷ diệt sự đơn sơ của ý tưởng bản đầu bằng cách phân tách nó ra thành các ý tưởng nhỏ hơn, các yêu cầu (needs) và đề xuất (requirements) nhỏ hơn, để rồi sau đó tạo ra một bức tranh lớn hơn. Quá trình này được một BA thực hiện bằng cách xác định nhu cầu của tổ chức, sau đó thu thập, quản lý và xác minh thông tin để tạo ra các giải pháp cho vấn đề, ý tưởng kinh doanh.

Trở thành một BA là một sựa lựa chọn không tồi để giúp tổ chức của bạn đưa ra những quyết định tốt hơn, dựa vào nhiều thôn tin hơn. Tuy nhiên, nếu như bạn không phải là một BA, thì cũng vẫn có thể làm những việc mà một BA thường làm, để đạt được mục đích giống như một BA.

Thế rốt cục, BA làm gì?

Lênh đênh trên biển, mỗi con tàu cần một thuyền trường, và một hoa tiêu. Thế giới của việc quản trị các dự án cũng không khác mấy so với thế giới của các thuỷ thủ. Nếu không có thuyền trường và hoa tiêu, tàu sẽ biến mất, hoặc không biết làm thế nào khi bị “Tàu lạ” tấn công. Trong hầu hết các tổ chức, người thuyền trưởng ở đây được biết đến với vai trò là PM (Project manager – Quản lý dự án), là người giám sát mọi thứ trên tàu ở mức độ cao, tổng quan. Điều này khiến cho vai trò của các hoa tiêu trở nên rất quan trọng, khi con tàu cần phải tìm ra lộ trình tốt nhất, phù hợp nhất để đến được với đích của nó. Không ai khác, BA chính là một hoa tiêu như vậy.

Để giữ cho con tàu đi đúng hướng, BA cần phải có các công cụ (tools) và kỹ thuật (techniques) để phân tích.

Trong giai đoạn đầu (1st phase), (thậm chí là tiền khả thi – pre-feasibility) của dự án, một BA quản lý các mục tiêu kinh doanh của dự án theo cách mà họ hiểu. Ngoài ra, BA còn đảm bảo rằng mục tiêu nào là hợp lệ và phù hợp với tôn chỉ của tổ chức trong ngắn và dài hạn. Khi ý tưởng đã trở nên khoáng đãng hơn, rõ ràng hơn và có thể hình thành nên một con tàu của riêng nó, BA đảm bảo rằng các ý tưởng cốt lõi (core ideas) của dự án vẫn phải được ưu tiên hàng đầu, và việc hiện thực hoá các ý tưởng đó là mục tiêu thường xuyên của dự án.

1
B-phone, một siêu phẩm hàng đầu thế giới nhưng không có BA tốt

Trong giai đoạn lập kế hoạch (2nd phase) của dự án, BA quản lý một bộ sưu tập các yêu cầu (needs) và đề xuất (requirements). Mỗi con tàu đều có rất nhiều thuỷ thủ nhiều kinh nghiệm, có người là cựu binh thuỷ quân lục chiến, có người từng làm cướp biển, có người từng làm thợ sơn, người từng luyện viết chữ đẹp… Nhiệm vụ của BA là đảm bảo rằng tất cả các cá nhân thiết yếu, và thích hợp cần phải được hỏi ý kiến, và các ý tưởng của họ cần phải được lắng nghe thấu đáo. Một ý tưởng kinh doanh mới có thể là rất tốt cho một phần của doanh nghiệp, nhưng cũng có thể làm què quặt nhiều phần khác của doanh nghiệp. Thường thì những phần không hữu dụng sẽ bị què quặt đầu tiên, và PM sẽ phải đón nhận nhiều phong ba bão táp. Bởi vậy, BA phải đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan quan trọng đã truyền tải hết quan điểm của mình, các ý tưởng của mình và tích hợp vào dự án. Sau khi sự tích hợp được căn chỉnh và hoàn tất, thì dự án bắt đầu được đưa vào tiến hành, và hướng đi của con tàu sẽ luôn là ưu tiên lớn nhất về lợi ích của doanh nghiệp.

Ông Cụ, một người không phải BA nhưng luôn làm việc của BA, hay thăm hỏi các stakeholders để có feedback đa dạng

Trong thời gian lái tàu (3rd phase), khi dự án đi vào triển khai, BA phải đảm bảo rằng những thay đổi với sản phẩm được xem xét và quản lý một cách thích hợp. Rất hiếm khi mà tổ chức, công ty lại không yêu cầu điều chỉnh đường đi của con tàu mà nhóm bạn đang lái, cho dù họ chẳng cần lý do nào hết. Kết quả là, các yêu cầu (needs) và đề xuất (requirements) thay đổi với tốc độ, biên độ, và cường độ ngày càng đáng sợ. Trong nhiều trường hợp, các thay đổi này là cần thiết để đạt được sản phẩm tốt nhất. Ví như trong khi tàu của bạn vừa cất được một lô cá ngừ, nhưng ngay lúc đó trong đất liền lại chỉ thích ăn bún riêu cua, thì các bạn phải tìm cách để cá ngừ của mình có vị riêu cua 🙁 ? Chính bởi vậy, BA cần phải làm 03 việc để quản lý sự thay đổi cho các con tàu của mình.

Đầu tiên, BA cần phải xác thực bất cứ đề nghị thay đổi nào, để đảm bảo chúng có phù hợp với tình thế hay không, và nắm bắt được chặt chẽ về sự thay đổi đó.

Thứ đến, bạn phải tìm cách để phát hiện khi nào cần có một sự thay đổi, và khi nào cần để thúc đẩy những thay đổi đó diễn ra nhanh hơn.

Cuối cùng, trong trường hợp sự thay đổi được chấp thuận, BA phải hỗ trợ để cập nhật nó vào kế hoạch mới, đảm bảo con tàu không đi nhầm vào một lộ trình mù mịt.

Một siêu phẩm của giới cần lao thấm nhuần kỹ năng BA

Trong giai đoạn cuối (closing phase) của các dự án, các BA phải đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm tra sản phẩm. Việc này đảm bảo các sản phẩm sẽ thực sự phù hợp cho tổ chức, và thuỷ thủ đoàn đã đạt được mục tiêu của chuyến đi.

Khi đảm đương vai trò của một BA, bản cần biết rằng mình đang ở vị trí tốt nhất, đóng vai trò tối quan trọng, bởi bạn nắm giữ các phần thông tin, tri thức quan trọng về cách thức mà thuỷ thủ đoàn của bạn đảm bảo rằng hải trình này sẽ phù hợp với tôn chỉ của tổ chức. Vai trò quan trọng cuối cùng của BA

Vai trò quan trọng cuối cùng của BA là khi dự án khép lại. Bạn nên nhớ rằng, một dự án luôn chỉ được tiến hành trong một khoảng thời gian, và nó sẽ khép lại khi không hiệu quả, khi hết vốn, hoặc kết thúc để đẩy nhanh một dự án khác nguy hiểm hơn. Cho dù bạn theo sát sản phẩm đến đâu, thì nó vẫn có thể đi lạc lối vào phút cuối. Cho dù bạn tuyệt vọng đến đâu, thì cũng có cơ hội để nó đột phá vào phút cuối. Tuy nhiên, không ai có thể xác định được rằng, phút nào mới là phút cuối. Nhưng, nguồn lực của mỗi con tàu đều có hạn, vậy nên, khi BA xác định rằng con tàu của mình đã hoàn thành sứ mệnh, đó là lúc dự án được đóng lại.

Túm lại, vai trò của BA qua từng giai đoạn là như vậy. Đảm bảo những kịch bản xấu không xảy ra, và nỗ lực để sản phẩm cuối cùng hoàn thành được sứ mệnh của nó, góp phần tạo nên thực lực của tổ chức.

BA (Business Analyst) là làm gì? #3 sẽ chú thích rõ hơn về những việc mà BA phải làm.

BA (Business Analyst) là làm gì? #4 sẽ đi sâu hơn về những kỹ năng mà BA phải có.

Bonus Link: Hậu quả của việc BA không biết kết thúc dự án!

Hoang A. Duc

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *